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随着学校教育信息化的发展，各部电脑的普及，学生和教职员工的资料需要统一入库，并且可供个人网上查询。现在医疗室网上管理系统已经开始试运行，医疗室的数据将作为以后个人资料的依据，为了长期保证数据更新的及时性、准确性、完整性和安全性，希望以下部门密切配合，总校要求如下：
1、教育信息化中心：负责技术支持，负责医疗室网上管理系统的程序开发，由网管每天下午负责数据的备份，程序设计员负责整个程序的开发和维护并且每个学期做一次程序的全部检查工作和更新，使之功能增加，适应更高的要求，要求检查和更新须在每个学期的开学之前完成并写出检查和更新报告。为图书馆提供图书条形码和借书证条形码。
2、办公室：要求在每个学期老师上班第二天提供加美学校新员工的基本资料（至少要包括：姓名，性别，出生年月，就职部门，工卡号码）和离职员工名单，员工包括中、小、幼、学各部教师、生活教师、办公室文员、医疗人员、信息中心职员、艺术中心职员，每个学期开学一个星期之内要将所有加美学校的新学生的基本资料（至少要包括：姓名，性别，出生年月，学部，年级，班别，联系人，电话号码，住址）和离校学生名单。
3、人事部：在学期开始之后，如有新员工入职或老员工中途离职，请在两天内通知教育信息化中心，由教育信息化中心负责录入新员工资料和删除离职员工资料。
4、医疗室：负责新数据的录入和离校员工、学生数据的删除，负责升级学生资料的更新，并且保证数据的准确性、完全性，要有专人录入和专人复查数据，并且录入和复查不能同一个人。这些工作都要在开学一个星期之内完成。
5、图书馆：在医疗室完成上面第4点的工作后，由教育信息化中心取得最新资料，整理新员工ID、新学生ID，形成唯一身份识别的条形码，及离校人员名单，交给图书馆，由图书馆负责读者资料的更新维护，这些工作要在开学后两个星期内完成。如有新书到校，应该马上贴上条码，并将新书资料入库。
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